Primul pas în organizarea unui eveniment îl reprezintă determinarea scopului acestuia care poate fi: un eveniment de firma, un festival, congres, conferință, lansare de produs, inaugurare, eveniment privat, o nuntă, o aniversare, sau orice alt eveniment care presupune o organizare riguroasă. Organizatorul de evenimente trebuie să definească apoi locația, activitățile de entertainment, lista invitaților, vorbitorii și conținutul detaliat al evenimentului. Locațiile pentru evenimente sunt nenumărate și diverse și de regulă acestea sunt reprezentate de hoteluri, centre de conferințe, săli de recepție sau spații exterioare în funcție de eveniment. Urmează apoi pregătirea în cele mai mici detalii a evenimentului și stabilirea elementelor legate de decorațiuni, mâncare, băuturi, muzică, lista invitaților, buget, publicitate și marketing, tot ceea ce va contribui la o desfășurare perfectă a evenimentului. Un organizator de evenimente trebuie să fie capabil de a-și gestiona în mod inteligent timpul alocat pentru organizare și să creeze evenimente memorabile.